Процессный подход к управлению предприятием.

Содержание

Современная, сложная и динамичная рыночная среда требует от предприятий постоянного совершенствования своих систем управления и информационных систем их поддержки. Сегодня общепризнанным является факт, что кризис экономики - это, прежде всего, кризис управления, суть которого состоит в несоответствии качества управления предприятиями требованиям современной рыночной среды. Выход из такого положения известен – необходимо внедрение эффективных механизмов управления в соответствии общепринятыми мировыми стандартами. В частности, таким стандартом является международный стандарт ISO 9001:2008 «Система Менеджмента Качества».

Стандарт ISO 9000 - «Система Менеджмента Качества».

Осознанная необходимость комплексного подхода к управлению качеством, как составной частью системы управления предприятием, привела к тому, что в промышленно развитых странах в 60-70-е годы стали разрабатываться стандарты на системы управления качеством (QM-системы). Основные цели данных документов - содействие в развитии стандартизации в мировом масштабе для облегчения товарообмена, взаимная помощь и, как следствие, - повышение конкурентоспособности и создание базы доверия в отношениях между изготовителем и потребителем.

В 1987 техническим комитетом ТК 176, Международной Организации по Стандартизации (ISO, International Organization for Standardization), была разработана первая версия международных стандартов ISO 9000, описывающих требования к системе менеджмента качества организаций и предприятий. Успешное использование этих стандартов привело к их развитию и появлению новых редакций, учитывающих современные требования к качеству управления предприятиями. В настоящее время действует четвертое издание (ISO 9001:2008), которое отменяет и заменяет третье издание (ISO 9001:2000).

На основании международного стандарта ISO 9001 в России принят и введён в действие, Постановлением Госстандарта России от 15 августа 2001 г., стандарт ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования», который является полным аналогом международного стандарта.

Цель серии стандартов ISO 9000 - стабильное функционирование документированной системы менеджмента качества продукции предприятия-поставщика. Исходная направленность стандартов серии ISO 9000 была именно на отношения между компаниями в форме потребитель/поставщик. С принятием в 2005 году 4 версии стандартов ISO серии 9000 большее внимание стало уделяться способностям организации удовлетворять требования всех заинтересованных сторон: собственников, сотрудников, общества, потребителей, поставщиков. ISO 9001 делает акцент на достижение устойчивого успеха. Указанные стандарты помогают предприятиям формализовать их систему менеджмента, вводя, такие системообразующие понятия, как внутренний аудит, процессный подход, корректирующие и предупреждающие действия.

Стандарт ISO 9000 является фундаментальным, принятые в нем термины и определения используются во всех стандартах ISO серии 9000. Этот стандарт закладывает основу для понимания основных элементов системы менеджмента качества продукции.

Многие специалисты ошибочно считают, что стандарт ISO 9001 «Система Менеджмента Качества» каким-либо образом влияет на качество производимой продукции или услуги. На самом деле в этом стандарте не содержится никаких жестких требований к конечной продукции, выпускаемой предприятием, слово «качество» в стандарте имеет прямое отношение именно к качеству управления организацией.

Важно понимать, что соответствие стандарту ISO 9001 не гарантирует высокое качество продукции. Соответствие требованиям и рекомендациям этих стандартов говорит о способности предприятия:

Также соответствие требованиям ISO 9001 свидетельствует о некотором уровне надежности поставщика и добротности его компании. С точки зрения современных компаний, соответствие требованиям ISO 9001 - это тот минимальный уровень, который даёт возможность вхождения в рынок. Сам сертификат соответствия ISO 9001 является внешним независимым подтверждением достижения требований стандарта.

В соответствии со стандартом ISO 9001 одним из основополагающих принципов управления организацией является внедрение процессного подхода к управлению. В новой редакции стандарта от 2008 года процессному подходу к управлению организацией уделено значительно больше внимания, чем в предыдущих версиях. Так, согласно стандарту ISO 9001:2008 предприятие должно идентифицировать, описать, контролировать и непрерывно совершенствовать свои бизнес-процессы. Вместо расплывчатых рекомендаций в прошлой версии документа, теперь чётко определен минимальный перечень процессов, которые обязательно должны быть описаны: процессы управленческой деятельности, выпуск продукции и оказание услуг, предоставление ресурсов, а также процессы, связанные с анализом, измерениями и улучшениями деятельности предприятия. Особая роль в стандарте уделена обратной связи с потребителем, именно их потребности наряду с политикой компании должны определять требования к существующим бизнес-процессам.

Структурный и процессный подход к управлению предприятием.

Исторически сложившиеся схемы управления предприятиями основаны на структурном подходе к управлению. Структурный подход основан на использовании различных типов организационной структуры предприятия, как правило, иерархической. В этом случае организация и управление деятельностью осуществляется по структурным элементам (бюро, отделам, департаментам, и т.п.), а взаимодействие структурных элементов - через должностных лиц (начальников бюро, отделов, департаментов) и структурные подразделения более высокого уровня.

Недостатками структурного подхода к организации и управлению деятельностью предприятия являются следующие:

Эти недостатки структурного управления предприятием приводят к следующим проблемам:

  1. Структурно управляемая организация не стимулирует заинтересованность работающих сотрудников в конечном результате. Видение происходящего сотрудниками чаще всего не выходит за рамки подразделений, в которых они работают, они не ориентированы на целевые задачи предприятия и тем более на удовлетворение клиента - они его просто не видят.
  2. Большая часть реальных рабочих процессов на предприятии включает множество функций, т. е. выходит за рамки отдельных подразделений. Однако при структурном управлении обмен информацией между различными подразделениями чрезмерно усложнен из-за ее вертикальной иерархичности, что приводит к большим накладным расходам, неоправданно длительным срокам выработки управленческих решений и, как следствие, потере клиентов.
  3. По подсчетам аналитиков время взаимодействия между подразделениями распределяется следующим образом: 20% - на выполнение работы и 80% - на передачу ее результатов следующему исполнителю.

Концепция процессного подхода к управлению впервые возникла на западе ещё в 80-е годы, именно этот период характеризовался усложнением процессов производства, обострённой конкурентной борьбой и бурным ростом корпораций. Помимо постоянной модернизации и повышенного контроля за качеством продукции имелась острая необходимость во внедрении современных инструментов управления организацией. Таким инструментом стал процессный подход к управлению, который представлял деятельность предприятия в виде набора взаимодействующих друг с другом бизнес-процессов, имеющих конечную ценность для предприятия или потребителя. Каждый такой процесс изображался в виде графической схемы и состоял из последовательно выполняющихся функций (действий, операций), с чётко регламентированной ответственностью. Построение упрощенной модели деятельности компании позволяло провести детальный анализ системы управления с целью дальнейшей оптимизации или реструктуризации.

Процессный подход к управлению предприятием ориентирован, в первую очередь, не на организационную структуру предприятия, а на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей.

Целью процессного подхода является улучшение результативности и эффективности организации в достижении ею установленных целей. В отношении стандарта ISO 9001:2008 это означает повышение удовлетворенности потребителя за счет выполнения требований потребителя.

Преимущества процессного подхода:

Эффект от применения процессного подхода к управлению предприятием.

Использование процессного подхода к управлению предприятием позволяет получить для предприятия следующий эффект:

  1. Обеспечение прозрачности бизнеса предприятия – описание всех ресурсов предприятия и регламентирование действия всех участников процесса. Общее принятие правил и принципов выполнения бизнес-процессов позволяет сформировать единое понимание целей у руководителей и сотрудников.
  2. Повышение управляемости бизнеса предприятия – распределения и закрепление ответственности за выполнение функций, регламентирование взаимодействия подразделений и т.п.
  3. Оптимизация выполнения бизнес-процессов – ликвидация дублирования функций, уменьшение коммуникативных цепочек, автоматизация документооборота.
  4. Стандартизация бизнес-процессов – разработка единых стандартов выполнения работ для компании в целом. В описания моделей закладываются наилучшие показатели выполнения операций и наиболее передовой опыт успешных сотрудников, что позволяет стандартизировать работу всего коллектива и существенно повысить эффективность работы бизнеса в целом.
  5. Устойчивость бизнеса в кризисных ситуациях – описывая процессы и условия их выполнения, снижается количество внештатных и кризисных ситуаций на предприятии, а наличие прозрачных схем управления позволяет динамически их модифицировать в сложившихся условиях.
  6. Снижение ошибок сотрудников – регламентирование деятельности сотрудников и разграничение ответственности позволяет существенно снизить количество ошибок, которые нередко приводят к различным потерям предприятия (финансовые потери, временные задержки, потеря репутация и т.п.).
  7. Масштабирование бизнеса – перенос работающих процессов на другие предприятия бизнеса и вновь открываемые предприятия.
  8. Формирование собственной базы знаний – постоянное совершенствование процессной модели позволяет формировать собственную базу знаний предприятия и свести значение человеческого фактора к минимуму, что обеспечит независимость бизнеса от конкретных исполнителей, а так же уменьшит время необходимое на адаптацию новых сотрудников. Наличие понятных схем процессов с описанием последовательности действий и взаимоотношений с другими сотрудниками поможет новому персоналу максимально быстро приступить к выполнению своих должностных обязанностей.
  9. Выявление ресурсов для дальнейшего развития. Зная дневную загрузку каждого сотрудника, и за какие функции он отвечает, можно эффективно провести реструктуризацию предприятия, сократив или перераспределив ответственность за определенные функции и бизнес-процессы между персоналом.
  10. Появление возможности внедрения новых методик управления и мотивации персонала – функционально-стоимостной анализ, система сбалансированных показателей и т.п. Регламентирование ответственности и времени выполнения сотрудниками своих функций позволяет качественно оценить их деятельность и сформировать эффективные показатели оценки деятельности. Сотрудники, зная, что выполняемые ими процессы прозрачны, понятны и контролируются, выполняют свою работу более добросовестно.
  11. Увеличение стоимости бизнеса – наличие формализованных и работающих бизнес-процессов на предприятии автоматически увеличивает привлекательность предприятия для инвесторов или повышает цену предприятия в случае продажи бизнеса.